تصور کنید که یکی از رهبران واحد تجاری شما درخواست آموزش تخصصی کرده است یا سازمان شما در حال تغییر جهت است و مدیر عاملتان خواسته است که راهی جذاب برای انتقال ایدههای جدید پیدا کنید. منطقیترین انتخاب در مواجهه با چالشهای نیازمند به ارائه آموزش در قالبی جذاب یا آزمودن شرکتکنندگان در محیطی بدون ریسک، استفاده از یک بازی مدیریتی یا فضای شبیهسازی است. اما چگونه این بازی مدیریتی را ایجاد و اجرا میکنید؟
ما در مدیران مدیا چندین سال است که در حال کار روی انتقال مفاهیم آموزشی در قالب محتوایی جذاب و اثر بخش هستیم و در این مقاله فرایند اصلی طراحی ما را به اشتراک گذاشته و از طریق دستورالعملهای گامبهگام، شما را در مراحل کلیدی توسعهٔ بازی هدایت و برخی از مشکلات احتمالی را برجستهتر میکنیم.
تعریف بازی مدیریتی یا شبیهسازی کسب و کار
اصطلاح بازی شبیهسازی کسبوکار، طیف گستردهای از فعالیتها را در بر میگیرد، از فعالیتهای رو در روی مبتنی بر کارت عضویت گرفته تا یک فعالیت آنلاین تعاملی. این عبارت همچنین برای اشاره به فعالیتهای طراحی شدهای به کار میرود که برای توسعه هوش کسبوکار استفاده میشوند تا مدیریت یک سازمان را بهبود بخشند. اما تعریف ما از یک بازی مدیریتی به شکل زیر است:
“ابزاری که افراد با استفاده از آن میتوانند در مورد نحوهٔ کار یک سازمان یا کسبوکار بیاموزند و آنها را قادر میسازد تا عملکردشان را از طریق توسعه مهارتهای تجاری و بینفردی بهبود بخشند”.
تعریف بازی مدیریتی از نگاه مدیران مدیا
این بازی مدیریتی محیطی امنی را در اختیار شرکتکنندگان قرار میدهد که در آن میتوانند تصمیمگیری کرده و پیامدهای آن را تجربه و ارتباط بین این دو را درک کنند. تمرکز این بازیها معمولاً بر روی مشکلات است تا افرادی که بیشتر میدانند یا استعداد بیشتری دارند، نتایج بهتری کسب کنند.
۱. مشکل را تحلیل کنید
قبل از اینکه به نوع بازی شبیهسازی کسبوکار موردنظر خود فکر کنید، باید ابتدا مطمئن شوید که درک درستی از مشکل خود دارید.
- افراد چه کاری را انجام میدهند (نمیدهند) که باعث ایجاد مشکل در سازمان شده؟
- مشکل در سطح فردی، گروهی یا سازمانی است؟
- تأثیر این مسئله بر کل سازمان چیست؟
مرحلهٔ شناسایی مشکل اغلب شامل پرسیدن سؤالات مختلف و ساخت تصویری از آن است. تکنیکهایی که ما استفاده میکنیم عبارتاند از:
- سؤالات کلیدی: چه چیزی، چرا، کجا، چه زمانی، چه کسی و چگونه؟
- نمودار استخوان ماهی ایشیکاوا
البته تکنیکهای بسیاری برای شناسایی مشکل وجود دارد. مهم این است که گزینهای را انتخاب کنید که مناسب شما باشد. وقتی تکنیک خود را انتخاب کردید، روی کشف مشکلات واقعی و علل آن تمرکز کنید. از تکنیک شاهماهی قرمز غافل نشوید، دلایل احتمالی را حذف کنید تا علت بحرانی را بهتر شناسایی کنید.
تجربه به ما ثابت کرده است که مرحلهٔ شناسایی اغلب نادیده گرفته میشود، زیرا شرکتکنندگان برای دستیابی به علت و معلول، باید از میان باتلاقی از علل احتمالی عبور کنند که دشوار و زمانبر است. اگر این خطر را متحمل نشوید، هر چیزی هم که ایجاد کنید، مشکل واقعی را برطرف نمیکند.
۲. نتیجهٔ موردنیاز را شناسایی کنید
- کسب دانش بیشتر: بارها شنیدهایم که اگر کسی X را میدانست، Y را انجام میداد! بهعنوانمثال یکی از کارکنانی که وظیفه جذب مشتریان بیشتر را برعهده داشته، کمسودترین مشتریان را هدف قرار داده، زیرا از اینکه مشتریان مختلف، سطح سود متفاوتی دارند، آگاه نبوده.
- درک یک ایده یا مفهوم جدید: تغییر در محیط نظارتی و دارای رقابت خارجی باید برای یک فرد توضیح داده شود، بهعنوانمثال: فردی از تغییر جزئی در محصول خودداری میکند؛ زیرا نمیداند که شرکت در حال حاضر با رقابت شدیدی مواجه شده و دیگر نمیتواند بر موقعیت فعلی خود برای موفقیت در فروش تکیه کند.
- انجام یک کار متفاوت: یکرویه تغییر کرده و افراد باید کارها را متفاوت از قبل انجام دهد، بهعنوانمثال: یک فرایند خرید جدید برای کاهش هزینهها معرفی شده است و یکی از کارکنان یک سفارشدهندهٔ شفاهی را با تأمینکنندهای که در سیستم گنجانده نشده است، اشتباه میگیرد.
اکنون، یک بررسی مجدد انجام دهید و مطمئن شوید که میتوان مشکل و نتایج آن را با یک فعالیت آموزشی برطرف کرد. بهعنوانمثال: اگر این رویه سازمانی است فرایند شما را کند میکند، پس قطعاً این رویهٔ شماست که نیاز به اصلاح دارد و این یک موضوع آموزشی نیست پس منابع خود را هدر ندهید.
۳. اهداف روشن ایجاد کرده و از همهٔ طرفین تأیید بگیرید
“اگر ندانید به کجا میروید، در نهایت بهجای دیگری خواهید رسید.”
یوگی خرسه
نمیتوان بهاندازه کافی تأکید کرد که چقدر این مرحله مهم است. برای مؤثربودن بازی شبیهسازی باید هدف خود را مشخص کنید؛ زیرا اگر ندانید چه هدفی دارید، بعید است که روی آن اثر بگذارید.
البته در مورد دستاوردهای خود از طریق این فعالیت واقعبین باشید، بهعنوانمثال اگر ۱۰ هدف برای خود تعیین کردهاید، آیا واقعاً میتوانید به تکتک آنها دست بیابید؟ توصیه میکنیم اهداف خود را اولویتبندی کنید و سپس روی سه مورد اولیه تمرکز کنید؛ زیرا آنها همان چیزهایی هستند که واقعاً در سازمان شما تفاوت ایجاد میکنند.
اجازه دهید منظورمان از یک هدف را روشن کنیم: هدف همان چیزی است که فرد با شرکت در بازی شبیهسازی یاد میگیرد، میفهمد و میتواند انجام دهد.
- غلط: این کار به شرکتکنندگان در حل مسئله و تصمیمگیری گروهی کمک میکند.
- صحیح: شرکتکنندگان قادر خواهند بود مراحل کلیدی فرایند حل مسئله را شناسایی کرده، تشخیص دهند که در کجای این فرایند هستند و آن را پیش ببرند.
۴. نتیجه و اهداف را با طرح بازی تطبیق دهید
در این مرحله شما شروع به فکرکردن در مورد بازی شبیهسازی کسبوکار خود میکنید. تمرکز اصلی بر نوع مشکلی است که شناسایی کردهاید و نتیجهٔ مورد نیازتان شما را هدایت میکند. بر اساس تجربهٔ ما، تمرکز معمولاً روی یکی از این سه حوزهٔ زیر است:
- بهبود سطح دانش و فهم عمومی
- ارتقای سطح دانش و درک افراد و نحوه تعامل آنها با دیگران
- بهبود فرایندی که افراد از طریق آن بهعنوان یک گروه برای دستیابی به یک نتیجه مشترک با هم در تعاملاند
یک: ارتقای سطح دانش یا درک واقعی
اگر افراد ندانند که یک سیستم یا رویه وجود دارد، یا دلیل وجود آن و پیامدهای عدم پیروی از آن را ندانند، اغلب آن را نادیده میگیرند؛ بنابراین بازی باید:
- منعکسکنندهٔ دنیای واقعی باشد
- محتوایی آن دقیق و قابلباور باشد
- ارتباط واضحی بین اقدامات و نتایج آنها داشته باشد
دو: ارتقای سطح دانش و درک افراد و نحوهٔ تعامل آنها با دیگران
در اینجا تمرکز باید بر افزایش آگاهی هر فرد در مورد تأثیر اعمالش بر دیگران و تأثیر اعمال دیگران بر او باشد. در این حالت بازی باید:
- بر اساس موضوعی باشد که جالب یا چالشبرانگیز بوده تا شرکتکنندگان را درگیر خودکرده و شامل گفتوگو شود.
- ایجاد تعامل کند؛ زیرا افراد با انجام یک عمل و مشاهده واکنش رفتارشان توسط دیگران، تأثیر آن را میآموزند.
سه: بهبود فرایندی که افراد از طریق آن بهعنوان یک گروه برای دستیابی به یک نتیجه مشترک با هم در تعاملاند
کار تیمی ضعیف، یک مسئلهٔ همیشگی است. یک کار بین چند نفر تقسیم میشود و قرار است هرکدام در زمان مناسب، تخصص خود را به بهترین شکل ممکن به اشتراک بگذارد؛ اما در انجام آن به شکست برمیخورند؛ زیرا درکی از فرایند گروهی ندارد.
در نتیجه یک بازی که برای رسیدگی به این موضوع ایجاد شده است باید به شرکتکنندگان فرصتی دهد تا روی یک کار گروهی با یکدیگر کار کنند؛ بنابراین:
- فرایندی را برجسته کنید که از طریق آن تیم وظایف را تخصیص، نظارت و ارزیابی میکنند.
- فرصتی برای شرکتکنندگان فراهم کنید تا اطلاعات شخصی خود را به اشتراک بگذارند: کار تیمی خوب نیازمند احترام بین اعضای تیم است.
- افزایش دانش افراد در مورد یکدیگر و گسترش زمینههایی که میتوان در آن احترام متقابل ایجاد کرد.
۵. تعیین مخاطب بازی مدیریتی
ضروری است که این فعالیت از دید شرکتکنندگان جذاب باشد؛ بنابراین اگر میخواهید آن را جدی بگیرند، موفقیت و شکستشان باید واقعی باشد.
برای اطمینان از این قضیه دو شرط باید رعایت شود:
بازی شبیهسازی باید مرتبط تلقی شود و قالب (روش ارائه) آن برای افراد قابلقبول باشد که این ارتباط ممکن است واقعی (بازی در مورد زندگی واقعی، موضوعات آشنا صحبت کند) یا تمثیلی (تفاوت ظاهری اما در اصل دارای شباهت) باشد.
اما اینکه آیا مشارکت در آن از نظر افراد قابلقبول است یا نه یک مسئلهٔ دیگر است. “آیا این باعث میشود در بین همکاران یا همسالانم احمق به نظر برسم؟” در کل ترجیحات فردی و فرهنگهای شرکتی ممکن است به دیدگاههایی شبیه زیر ختم شوند:
- من با این نوع فعالیت بدنی راحت نیستم.
- من علاقهای به محاسبات ریاضی ندارم.
- نمیدانم چگونه باید از آن فناوری استفاده کنم (تماسهای کنفرانسی، WebEx و غیره).
- من بهخاطر مهارتهای تخصصی خودم استخدام شدهام: چرا باید در مورد X بدانم؟
بنابراین، برای تعیین اینکه چقدر باید به دنیای واقعی شرکتکنندگان نزدیک باشید، سطح افراد در سازمان، مدت خدمت و سابقه یادگیری آنها را در نظر بگیرید.
اگر سؤالات شما نشانههای یکسانی ندارند، نگران نباشید. میتوانید به هر یک از سؤالات امتیازی بدهید تا پاسخ خوبی از آنچه در محیط کار شما جوابگو است به دست آورید. استفاده از یک مفهوم انتزاعی کاملاً ممکن است؛ اما در جایی که نوع زبان اجازه آشنایی با آن را میدهد.
۶. محدودیتهای عملی شبیه سازی را شناسایی کنید
محدودیتهای عملی مهم شامل موارد زیر است:
- زمان در دسترس برای فعالیت: افراد چه مدت میتوانند «خارج از دفتر» باشند؟
- موقعیت فیزیکی شرکتکنندگان: آیا همه آنها در یک مکان هستند یا میتوان آنها را برای یک رویداد رودررو در یک مکان گرد هم آورد و یا باید گزینههای دیگری را در نظر بگیرید؟
- بودجه مالی موجود.
یکی از محدودیتهای کلیدی و بسیار مهم که اغلب نادیده گرفته میشود، مجموعه مهارتهای تسهیلکننده است.
اگر شما مسئول طراحی هستید، اما شخص دیگری قرار است مجری آن باشد، بسیار مهم است که همکاری با او را زودتر شروع کنید. با پیشرفت فرایند طراحی، تصمیمات زیادی در مورد گزینههایی که باید یا نباید در بازی مدیریتی گنجانده شود، گرفته میشود. با داشتن یک مجری، زمانی که اشخاص برای رویدادهای زنده میآیند، آن را بسیار آسانتر خواهند یافت و برایشان تأثیرگذارتر خواهند بود.
یک بازی قوی با ارائهٔ ضعیف، نتایج کمتری نسبت به یک بازی ضعیف با ارائهٔ خوب را خواهد داشت.
همیشه مهارتها و تواناییهای کسانی که بازی مدیریتی را ارائه میدهند را در نظر بگیرید.
۷. فرمت مناسب یعنی روش ارائهٔ بازی مدیریتی را انتخاب کنید
فرمتهای مختلفی وجود دارد؛ اما بسیار مهم است که گزینهٔ متناسب با شرایط را انتخاب کنیم. ما مرتباً به تیمهای پروژه میپیوندیم که اعضای آن قبلاً در چیزی به نام بازی شبیهسازی کسبوکار شرکت کردهاند و به طور خودکار روی آن قالب خاص تمرکز میکنند. بهعنوانمثال، کسی که تجربه خوبی با یک بازی مبتنی بر کارت داشته، اغلب متوجه نمیشود که چند فرمت دیگر نیز وجود دارد در زیر چند روش بازی آورده شده:
- تختهای: مونوپولی، تخته نرد
- کارتی: بریج
- تاسی
- نقش بازیکردن
- چالشهای فیزیکی
- کامپیوتری
- بازیهای معاملهای (تجاری)
- بازیهای کاغذ و مدادی: خط و نقطه
- رتبهبندی
- پازلی: مکعب روبیک
- پرسشی: فکر بکر
در واقعیت ممکن است از ترکیبی از فرمتهای مختلف استفاده کنید، برای مثال Monopoly یک بازی تختهای است؛ اما از کارت و تاس نیز استفاده میکند. همچنین تصمیمات دیگری نیز وجود دارد که باید گرفته شود، بهعنوانمثال، اگر یک بازی تختهای انتخاب شود، آیا سایز آن باید اندازه روی میز باشد یا بزرگتر؟ اگر مدل کامپیوتری انتخاب شود باید رقابتی باشد یا خیر؟
برخی از روشها و ویژگیهایشان در جدول زیر بهتفصیل آمده است:
۸. یک نمونهٔ اولیه از بازی مدیریتی ایجاد کنید
در داخل ما اولین نمونه اولیه را برد بور (breadboard) مینامیم. این اصطلاح از دنیای الکترونیک میآید که در آن شما با یک برد خالی دارید و میتوانید قطعات مختلف را در آن قرار دهید تا آنچه را که میخواهید داشته باشید.
وقتی برای اولینبار شروع به کنار هم چیدن ایدههای خود میکنید، نگران نباشید که چگونه به نظر میرسد. با استفاده از اشیای پلاستیکی، نوارهای پارچهای، برگههای برنامهریزی که شبکهبندی شدهاند یا تصویری از صفحهنمایش رایانه و غیره میتوانید تصور خوبی از نحوه عملکرد بازی شبیهسازی و یادگیری موضوع موردنظر داشته باشید.
ایجاد نمونه اولیه درواقع شامل تکرار فرایند تولید ایده، آزمایش و سپس اصلاح آن است که در اینجا روند ما چیزی شبیه به زیر است:
- آمادهسازی
- اولین حرکت
- دیدگاه شرکتکننده
- بررسی واقعیت
- تعیینکردن پایان
- بررسی نهایی
یک: آمادهسازی
- هدف را روی برگهای نوشته و آن را در معرض دید بچسبانید.
- یک تخته یا برگهای دیگر را برای یادداشت ایدههایی که در طول روز به ذهنتان میرسد، در نظر بگیرید.
- یکتکه کاغذ بزرگ دیگر برای طرح ایدههای کل گروه در نظر بگیرید تا همه بتوانند در آن شرکت کنند.
دو: اولین حرکت
اکنون است که اولین محصول نهایی واقعاً شروع به شکلگیری میکند، ممکن است از خود سؤالاتی در مورد مکانیک بازی بپرسید. بهعنوانمثال، اگر تصمیم به ایجاد یک بازی تختهای گرفتهاید، ممکن است از خود بپرسید:
- تخته باید چه اندازه باشد؟ افراد میتوانند روی میز یا یک صفحهٔ بزرگ روی زمینبازی کنند.
- چه علامتهایی لازم است؟ گرافیک و دستورالعملها
- بازیکنان چگونه حرکت خواهند کرد؟ کارت، تاس یا نوبتی
- چه دستورالعملهایی موردنیاز است؟ جلسات توجیه شفاهی، کارتهای مرجع، پاورپوینتها
- چه لوازم دیگری ممکن است موردنیاز باشد؟ جوایز، موارد پنالتی، نشانگرها
اگر تصمیم به فرمتی گرفتهاید که در آن افراد دادهها را در رایانه وارد میکنند، ممکن است بپرسید:
- آیا شبیهسازی تعاملی خواهد بود یا غیرتعاملی؟ آیا بازیکنان بلافاصله بعد از پاسخدادن به سؤالات، نتیجه را میگیرند یا پاسخ خود را ارسال میکنند و نتایج را در زمان دیگری ارسال خواهد شد؟
- رقابتی است یا غیررقابتی؟ آیا هر بازیکن با رقیب کامپیوتری رقابت خواهد کرد یا با یک رقیب واقعی در تعامل است.
- چه فناوری ای در دسترس است؟ آیا بخش فناوری اطلاعات به شما اجازه میدهد تا از شبکه داخلی شرکت استفاده کنید یا باید دنبال راهحل دیگری باشید؟
- چه دورهٔ زمانی ای خوب است؟ هفتگی، ماهانه، سهماهه، نیم سالانه؟
سه: دیدگاه شرکتکننده
خود را بهجای یک شرکتکننده قرار دهید و از خود بپرسید که آیا بازی را جذاب میبینید یا خیر. سؤالات ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- چهکار باید کنم؟ اعمال فیزیکی و فرایندهای فکری چیست؟
- آیا این بازی جذاب به نظر میرسد؟ آیا به آن گرایش دارم؟
- آیا مشخص است که من باید چه کاری را انجام دهم و چرا باید آن را انجام دهم؟
چهار: بررسی واقعیت
یک بررسی واقعیت انجام دهید تا بفهمید که آیا این ایده عملی است یا خیر. بزرگترین مشکل در اینجا اغلب طولانیبودن دستورالعملها برای مجریان یا شرکتکنندگان است؛ بنابراین از دستورالعملهای طولانی خودداری کنید مگر اینکه برای آنها قابلفهم باشد.
تاکتیکهایی که ما برای کاهش دستورالعملها استفاده میکنیم، شامل جعل رویههایی است که همگانی هستند. بهعنوانمثال، بازیهای رومیزی اشتراکات زیادی دارند یا اگر از فناوری استفاده میکنید، یک پلتفرم بصری شناخته شده میتواند نیاز به توضیحات را کاهش دهد. برای کمک به مجریان میتوانید از سؤالات متداول (FAQ) استفاده کنید. این کار به مجریان اجازه میدهد تا در صورت نیاز، بدون اینکه مجبور شود همهٔ اطلاعات را بخوانند، پاسخ لازم را بیابند.
بهعنوان راهنما به شما توصیه میکنیم که هر چه زمان انجام یک فعالیت کمتر باشد، درصد زمان لازم برای خواندن دستورالعملها نیز کمتر خواهد بود. بهعنوانمثال، برای یک فعالیت ۶۰ دقیقهای ۱۵٪ از زمان و برای یک فعالیت ۳ ساعته ۲۵٪ زمان نیاز است.
پنج: تعیینکردن پایان
در نظر بگیرید که بازیتان چگونه به پایان میرسد. آیا یک برنده وجود دارد؟ اگر چنین است برنده چگونه تعیین میشود؟ اگر از شبیهسازی بهعنوان یک ابزار انگیزشی استفاده میکنید، رقابت و برندهشدن در آن مفید است. هنگام تصمیمگیری در مورد نحوه امتیازدهی و آن قضاوت ذهنی که به مجری داده میشود، باید تجربهٔ تخصصی مجری در مورد این نوع فعالیت را هم در نظر بگیرید.
شش: بررسی نهایی
اهداف اصلی را بازنگری کنید تا مشخص شود که آیا بازی شبیهسازیتان به آن اهداف میرسد یا خیر. اگر از نمونه اولیه راضی هستید، آن را آزمایش کنید.
۹. آزمون و آزمایش
اگر برای این کار نمیتوانید از زیرمجموعهای از مخاطبان نهایی استفاده کنید، از یک مخاطب مرتبط، کارمندان یک منطقه تجاری دیگر یا همکاران آنها استفاده کنید. به یاد داشته باشید که اگر از مخاطبان جایگزین استفاده کردید، نظراتشان ممکن است نیاز به سانسور داشته باشد، اما بازهم آزمایش با مخاطبان جایگزین بهتر از عدم آزمایش است.
چند بار آزمایش کنیم؟
بسته به نتیجه آزمایش، ممکن است مجبور شوید تمام یا بخشی از آن را دوباره انجام دهید.
۱۰. ارزیابی و تصحیح کنید
اثربخشی محصول باید به طور منظم ارزیابی شود تا تغییرات ایجاد شده در تجارت و مخاطبان، در آن اعمال شود. هرگونه اصلاحاتی باید به طور دورهای انجام شود.
خلاصه
- فرایند را با یک هدف روشن شروع کنید.
- همیشه مهارتها و تواناییهای مجری نهایی را در نظر بگیرید.
- بهترین روش ارائه (فرمت) را پیدا کنید.
- سادگی تقریباً همیشه بر پیچیدگی ارجحیت دارد.
در نهایت با این سؤال ادامه دهید که «اگر پیام بازی مدیریتی تان به طور واضح و قانعکننده به دست شرکتکنندگان برسد، قادر به انجام چهکار متفاوتی خواهند شد؟» هنگامی که پاسخ این سؤال، هدف اصلی را برآورده کند شما یک محصول برنده خواهید داشت.
تیم مدیران مدیا از اینکه تا انتها با ما بودید خرسند است و چنانچه نیاز به طراحی و اجرای یک بازی مدیریتی داشتید در کنار شما خواهد بود و با ابزارهایی مانند واقعیت مجازی هرآنچه در ذهن خود دارید را به بهترین شکل در اختیار شما قرار خواهد داد. ابزارهای آموزشی دیگر این مجموعه مانند استفاده از فیلم سینمایی برای آموزش کارکنان هم از دیگر خدمات این مجموعه است.
