با توجه به اهمیت هدفگذاری طی زمان‌های مختلف رویکردهای مختلفی برای تنظیم اهداف ارائه شده است. پیتر دراکر در سال ۱۹۵۴ مفهوم MBO یا مدیریت بر مبنای اهداف که سیستمی از مدیریت است که تلفیقی بین هدفهای فردی و سازمانی بوجود می‌آورد را در کتاب خود با عنوان شیوه مدیریت مطرح کرد، اهداف SMART یکی دیگر از سیستم‌هایی است که جورج تی آن را در سال ۱۹۸۱ در مقاله‌ای در مجله بازبینی مدیریت مطرح کرد. در این مقاله به بررسی کتاب مهم ها را بسنجید و معرفی سیستم OKR پرداختیم.

و اکنون OKR‌ها به عنوان یک سیستم هدفگذاری قوی مطرح هستند که هم بر اصولMBO  و هم SMART تکیه دارند.

OKR یک سیستم هدف گذاری قدرتمند و نوعی پروتکل هدف گذاری مشارکتی برای شرکت‌ها، تیم‌ها و افراد که باعث ایجاد هماهنگی، عملکرد و نتایج شرکت‌های در حال رشد با کارایی بالا می‌شود.

تعریف سیستم اهداف و نتایج کلیدی

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) (Objectives and Key Results) یک فرایند رهبری محبوب برای تنظیم، ارتباط و نظارت اهداف و نتایج در بازه‌های زمانی یک تا سه ماهه در سازمان است. هدف OKR ها اتصال اهداف شرکت و اشخاص به صورت سلسله مراتب به یکدیگر برای رسیدن به نتایجی قابل اندازه گیری است.

تاریخچه OKR

شروع استفاده از OKR به «اندی گرو» از شرکت اینتل برمی‌گردد. در سال ۱۹۷۵ جان دوئر نویسنده کتاب مهم ها را بسنجید که در آن زمان مدیر فروش اینتل بود دوره‌ آموزشی را در خصوص OKR با تدریس اندی گرو گذراند و در سال ۱۹۹۹ آن را در گوگل به کار گرفت و با همراهی گوگل آن را به شکل جدی مورد استفاده قرار دادند. گوگل بیش از یک دهه است که به صورت موثر از OKR استفاده می‌کند و استفاده از آن به یک فرهنگ بنیادی در گوگل تبدیل شده است. به گونه‌ای که ریک کلا رهبر تیم شرکا در گوگل می‌گوید” گوگل تا زمانی که OKR را اتخاذ نکرد گوگل نبود”.

امروزه شرکت های مشهور زیادی از این سیستم استفاده می کنند. گوگل، مایکروسافت، اوراکل، ادوبی، توییتر و بسیاری دیگر از شرکت ها در این لیست بلند بالا حضور دارند. اما چرا استفاده از OKR اینقدر در میان این شرکت ها متداول است. بسیاری از افراد دلیل تأثیر فوق العاده و به تبع استفاده فراوان از OKR را این دانسته اند که:  OKR باعث می شود تا تمامی افرادی که در یک شرکت کار می کنند با اهداف اصلی شرکت هم تراز بشوند و بدین ترتیب تلاش جمعی تیم شما بر روی دستیابی به اهدافی که واقعاً مهم است متمرکز می شود. OKR اهداف را ممکن می سازد و در عین حال به اهداف بلند پروازانه نیز بها می دهد.

سه سوال کلیدی که OKR برای تمام اعضای سازمان پاسخ می‌دهد.

مهمترین نقاط تمرکز ما برای، یک، سه، شش یا دوازده ماه آینده چیست؟

اولویت‌های ما برای دوره زمانی ‌آینده چیست؟

تلاش‌های افراد کجا باید متمرکز شود؟

ساختار OKR

با توجه به تعریف و مثال های ارائه شده در کتاب مهم ها را بسنجید OKR مخفف عبارت Objectives and key results به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. که ساختار آن هم به این دو بخش تقسیم می‌شود که در ادامه ویژگی این دو جزء را در این مدل به طور مختصر توضیح میدهیم.

اهداف

• اهدافی هستند که سازمان و افراد آن می‌خواهند به آن‌ها دست یابند. در واقع برای اشتیاق به دستیابی این اهداف است که افراد باید صبح از رختخواب بپرند!
• ماهیت ذهنی و کیفی دارند.
• باید جاه ­طلبانه تعریف شوند و باید تعریف­‌کنندگان تا حدی احساس ناراحتی داشته باشند.
• معمولاً هر نفر باید بین ۳ تا ۵ هدف کوتاه مدت در بازه زمانی پایه OKR داشته باشد.

نتایج کلیدی

• واقعی، مشخص و قابل اندازه گیری هستند.
• نحوه دستیابی به هدف ها را مشخص می‌کند.
• نشان دهنده‌‌ی میزان دستیابی به هدف ها است.
• باید بتوان به سادگی با اعداد به آنها نمره داد (مثلاً در گوگل مقیاس ۰ تا ۱ برای اندازه گیری نتایج کلیدی در پایان هر فصل درنظرگرفته می‌شود.)
• برای دستیابی به هر هدف معمولاً ۳ تا ۴ نتایج کلیدی درنظرگرفته می­‌شود.

وظایف و فواید

و اما چرا از سیستم OKR استفاده کنیم و فواید این سیستم برای سازمان و شخص ما چیست؟

مزیت اصلی آن حفظ چشم انداز و اهداف است و اهداف همیشه در دید کارکنان قرار دارد. آن‌ها دقیقا می‌دانند که دقیقا چه انتظاراتی از آن‌ها می رود. پس آن‌ها می‌توانند کار خود را با اهداف گروه، دپارتمان و شرکت هماهنگ کنند.

OKRها هنگامی که به طور منظم تنظیم و استفاده می شوند واقعا استفاده آسانی دارند و زمان زیادی برای پیاده سازی و یا پیگیری نمی گیرند. اغلب فقط چند ساعت در هر بازه برای بررسی OKR ها طول می کشد، با این حال به آن‌ها به عنوان یک نشانه نگاه خواهید کرد و پیشرفت خود را به صورت هفتگی بررسی می‌کنید.

فایل صوتی تکمیلی از نظر دکتر گلپایگانی در مورد سیستم جامع اهداف و نتایج OKR

فرمول هدف جان دوئر

من ________ را با ____________ اندازه گیری می کنم.

یک هدف مناسب باید هم «آنچه را که به آن دست خواهید یافت» و هم «نحوه سنجش دستاوردهای آن» را توصیف کند. کلمه کلیدی در این فرمول «اندازه گیری شده» است، زیرا اندازه گیری چیزی است که یک تصمیم را به هدف تبدیل می کند. بدون آن، شما هدفی ندارید ، تنها چیزی که دارید یک خواسته است.

فرمول Doerr بهترین راه برای توضیح ساختار OKR است:

من (هدف) را با (این مجموعه از نتایج کلیدی) اندازه گیری می کنم.

همه نتایج کلیدی باید کمی و قابل اندازه گیری باشند. همانطور که ماریسا مایر ، معاون رئیس سابق گوگل گفت:

“اگر شماره ای نداشته باشد ، نتیجه کلیدی نیست.”

ماریسا مایر

چگونه OKR های خوب بنویسیم؟

نحوه نوشتن اهداف شرکت

یک هدف در سیستم OKR باید یک نقطه بهبود سطح بالا در سازمان باشد که چندین تیم روی آن کار کنند. باید به اندازه کافی گسترده باشد تا تیم ها را به طوفان فکری در مورد تأثیرگذارترین اهداف تیم دعوت کند، اما همچنین به اندازه کافی روشن باشد تا مشخص شود که جهت چیست. 

قبل از نهایی کردن اهداف سطح بالا، رهبری باید از تیم ها بازخورد بخواهد و در صورتی که چیزی به اندازه کافی روشن نیست، آنها را روشن کند. 

نحوه نوشتن اهداف تیم

اهداف تیمی، اهداف الهام‌بخشی هستند که با جهت‌گیری کلی شرکت هماهنگ‌اند. آنها باید به تیم هدف، احساس فوریت و تمرکز بدهند. اهداف تیمی پروژه نیستند، بلکه مشکلاتی هستند که باید حل شوند یا تاثیرگذارترین فرصت‌های بهبود هستند که باید در یک فصل دنبال شوند.

یک تیم به عنوان گروهی از افرادی که برای نتایج یکسانی کار می کنند باید مسئول نوشتن OKR های مشترک خود باشند. برای نوشتن یک هدف خوب، یک تیم باید به سوالات زیر پاسخ دهد: 

• نقش ما در پیشبرد اهداف شرکت چیست؟ 
• برای موفقیت بیشتر چه چیزی را می توانیم ایجاد کنیم (نوآوری کنیم)، اصلاح کنیم (حل کنیم)، یا بهبود دهیم (تغییر دهیم)؟ 
• چه چیزی ما را متوقف می کند؟

دانلود تمپلیت OKR

نحوه نوشتن نتایج کلیدی برای یک هدف

در حالی که یک هدف یک مشکل برای حل یا یک فرصت بهبود برای کشف است، نتایج کلیدی نشان می‌دهد که آیا آن مشکل خاص حل شده است یا اینکه آیا آن فرصت خاص در اجرا موفق بوده است. 

در ذیل هر هدف، یک تیم ۲-۵ نتیجه کلیدی را تعیین می کند – نتایج قابل اندازه گیری که نشان دهنده یک تغییر ارزشمند در تجارت است. توجه داشته باشید که نتایج کلیدی فعالیت‌هایی نیستند که شما کامل کنید. آنها نتایج آن فعالیت‌ها هستند. بنابراین، اگر شما، برای مثال، ۳ پروژه را تکمیل کنید، انتظار دارید چه نوع تأثیری را در زندگی واقعی ببینید؟ این نتیجه مطلوب خواهد بود .

اشتباهات رایجی که باید هنگام نوشتن OKR اجتناب کنید

• همیشه با تعریف یک هدف برای یک فصل شروع کنید
• حداقل ۲ و نه بیشتر (!) از ۵ نتیجه کلیدی برای هر هدف بنویسید
• آنها را جاه طلبانه کنید اما غیرممکن نباشند
• یک نتیجه کلیدی یک فعالیت نیست، بلکه نتیجه مطلوب یک سری فعالیت است
• اطمینان حاصل کنید که در عرض یک فصا قابل دستیابی است و ایده‌هایی در مورد نحوه اجرای آن دارید 
• اطمینان حاصل کنید که می توانید این نتیجه کلیدی را به طور مداوم تحت تأثیر قرار دهید 
• نتیجه کلیدی یک KPI معمولی (متریک کسب و کار) معمولی نیست، بلکه باید موفقیت یک هدف متمرکز بر بهبود را تعریف کند.
• اقدامات یک تیم باید تأثیر واضحی بر نتایج کلیدی در طول سه ماهه داشته باشد
• اگر به یک نتیجه کلیدی نگاه می کنید و هیچ ابتکار یا برنامه عملی برای هدایت آن ندارید، یک نتیجه کلیدی بد است.

مثال هایی برای سیستم OKR

مثال یک

اول از همه، ما به یک هدف نیاز داریم. که فرض ما در این مثال «ایجاد یک تجربه عالی مشتری» است. این عالی به نظر می رسد ، اما چطور می‌فهمید که این تجربه فوق العاده است؟ به یاد داشته باشید: بدون اندازه گیری، هدفی ندارید.

به همین دلیل ما به نتایج کلیدی نیاز داریم. چگونه می توانیم اندازه بگیریم که تجربه مشتری فوق العاده‌ای را ارائه می دهیم؟ Net Promoter Score و نرخ بازخرید دو گزینه خوب خواهند بود. آیا مشتریان ما از برخورد با ما آنقدر احساس خوبی دارند که ما را توصیه کرده و دوباره خرید کنند؟

اما اندازه گیری NPS و خریدهای مکرر به تنهایی می تواند پیام اشتباه را ارسال کند. ممکن است ما را تشویق کند تا مشتری را به هر قیمتی خوشحال کنیم. بنابراین ، ما می توانیم یک اقدام متقابل مانند هزینه خرید مشتری را در نظر بگیریم. ما می خواهیم مشتریان خود را راضی نگه داریم در حالی که هزینه ها را تحت کنترل داریم.

مثال کامل این خواهد بود:

هدف: ایجاد یک تجربه عالی مشتری

نتایج کلیدی:

• بهبود نمره تبلیغات خالص از X به Y.
• افزایش نرخ بازخرید از X به Y
• هزینه جذب مشتری تحت Y را حفظ کنید.

مثال دو

اکنون تیمی را در نظر بگیرید که می‌خواهد نرخ تعامل کاربرانش را در وبسایتش افزایش دهد:

هدف: مشتریان خود را خوشحال کنیم

نتایج کلیدی:

• کاهش خرید‌های لغو شده از X٪ به Y٪.
• افزایش امتیاز کاربر به محصول از X به Y.
• بهبود میانگین بازدیدهای هفتگی برای هر کاربر فعال را از X تا Y
• افزایش ترافیک غیرمستقیم (ارگانیک) از X به Y.
• بهبود تعامل (کاربرانی که مشخصات کامل را تکمیل می کنند) از X به Y.

بار دیگر داشتن مجموعه ای از نتایج کلیدی به ایجاد یک OKR سالم و پایدار کمک می کند. ما می خواهیم بازدیدهای هفتگی را افزایش دهیم ، اما می خواهیم که ارگانیک باشد، نه از طریق افزایش هزینه های بازاریابی.

نتایج کلیدی بسیار مهم هستند. بیشتر از همه، آنها منظور ما از “لذت بردن از مشتریان” را تعریف می کنند.

جمع بندی

OKR ها را اغلب رهبران و مدیرانی که دوست دارند سازمانشان به سوی اهداف مهم گام بردارند استفاده می کنند. این مدیران دوست ندارند سازمانشان مشغول انجام وظایف کوچک و بی اهمیت باشند.

بررسی دوساله شرکت دیلویت نشان می‌دهد هیچ عاملی بیش از “اهداف معین و واضح که نوشته شده و آزادانه به اشتراک گذاشته می‌شوند” تاثیرگذار نیست. اهداف باعث هم‌راستایی، شفافیت و رضایت شغلی می‌شوند. مدل OKR این موهبت را در اختیار تمام اعضای سازمان قرار می‌دهد و امکان سنجش عملکرد افراد را به خودشان و سازمان می‌دهد.

از طرف دیگر در شرایطی که متغییرهای محیطی به سرعت در حال تغییر هستند لازم است تا متناسب با شرایط اهداف و برنامه‌های خاصی را در راستای رسیدن به چشم انداز یا حتی فاصله نگرفتن از آن پیش گیریم. اما برای درک بهتر OKR این را در نظر بگیرید که این سیستم فقط اعداد و اهداف نیست و نیاز به یک بستر دارد و تبدیل به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل می‌شود.

علاوه بر کتاب مهم ها را بسنجید مدیران مدیا پکیج مطالعه مدیران را برای مدیران علاقه مند به توسعه مهارت‌های مدیریتی با ابزار کتاب آماده کرده که گنجینه‌ای کتابهای صوتی، چکیده مدیریتی و معرفی کتاب را به آنها ارائه می‌کند.

نمونه موفق پیاده سازی OKR در ایران

قطعا دیدن یک الگوی اجرا شده از OKR بخش‌های گنگ این ابزار نو و تازه را برای ما شفاف‌تر می‌کند. استارتاپ باسلام که یک پلتفرم فروش و به گونه‌ای بازارچه‌ای اجتماعی در فضای مجازی محسوب می‌شود با بیش از ۲۰۰ نفر پرسنل در شهر قم مستقر است و با یک تیم جوان و چالش پذیر این سیستم را بیش از یک سال است که پیاده کرده‌اند و در حال حاضر جزئی انکار ناپذیر از فرهنگ سازمانی آنها به حساب می‌آید به طوری که در سیستم آنباندیگ نیروهای تازه در این شرکت از ماه دوم در دل این فرآیند قرار می‌گیرند و اهداف و نتایج کلیدی خود را دریافت می‌کنند.

همانطور که در توضیحات ابتدایی اشاره شد سیستم OKR تنها یک هدف گذاری و ارزیابی عملکرد نیست و حتی پیاده سازی و اجرای آن نباید بر عهده واحد منابع انسانی شرکت باشد چرا که با استراژی‌های کلان و مدیریت مجموعه درگیر است و نیاز به بستری تعاملی بین تمام واحدها و کارمندان دارد.

شفافیت عنصر بعدی در پیاده سازی OKR است که در باسلام حتی شما می‌دانید که مدیرعامل این ماه چه هدافی دارد و برای مثال قصد خواندن چه کتابی را دارد.

سوالات کلیدی در مورد سیستم OKR