شرح شغل یا جاب دیسکریپشن سندی است که به شکل شفاف الزامات شغلی، وظایف یک شغل، مسئولیت های شغلی و مهارت های مورد نیاز برای انجام یک نقش خاص را بیان میکند. شرح شغل در واقع الگویی برای سنجش موفقیت در نقش را مشخص میکند از این الگو برای ارزیابی عملکرد کارجو، کارآموز یا کارکنان استفاده میشود.
فرآیند جذب دو رکن کلیدی دارد؛ اول جایگاه شغلی است که در شرکت به آن نیاز داریم و دیگری فردی است که قرار است آن جایگاه شغلی را عهدهدار شود. شرح شغل در واقع جایگاه شغلی را به طور دقیق شرح میدهد.
تعریف جایگاه شغلی
جایگاه شغلی به مجموعه وظایف، ضوابط و مسئولیتهایی گفته میشود که شرکت انتظار انجام آن را دارد.
عنوان شغلی برچسبی است که شرکت به کارکنان خود میدهد، در حالی که موقعیت شغلی مسئولیتهای او را توصیف میکند.
هر فرد با موقعیت شغلی یکسان، کار خود را کمی متفاوت تعریف میکند. این تمایز به این دلیل است که شرکتها در نوع کاری که به کارکنان ارائه میکنند متفاوت هستند.
شرح شغل بخشی ضروری از فرآیند جذب است، زیرا با ارائه اطلاعات مناسب به متقاضیان کمک میکند تا درک کنند آیا این نقش با مجموعه مهارتهای آنها مطابقت دارد و آیا واقعاً قصد پذیرش آن را دارند یا خیر.
از دیدگاه سازمان نیز جاب دیسکریپشن در حصول اطمینان از اینکه درخواستهای دریافت شده برای این موقعیت با نیازهای نقش مطابقت دارد، حیاتی است.
در واقع شرح شغل به ساده سازی فرآیند انتخاب کمک می کند. و گزینهها را با کمترین صرف زمان و انرژی از لحاظ کمی محدودتر و از لحاظ کیفی مطلوبتر میکند.
توصیف معمولاً توسط فردی در سازمان که مسئول نظارت بر فرآیند انتخاب جایگاه شغلی است، اغلب با کمک بخش منابع انسانی شرکت و یا یک استخدام کننده خارجی تهیه می شود.
یک شرح شغلی به خوبی باید هدف نقش، وظایف کلیدی را که باید انجام شود و مسئولیتهای اصلی موقعیت شغلی را مشخص کند.
این سند همچنین شامل یک پیشینه و نمای کلی از سازمان و چارت سازمانی را ارائه کند.
علاوه بر این، جاب دیسکریپشن ارائه دهندهی توضیحی در مورد ویژگیهای فردی که سازمان به دنبال آن است بیابید. این ممکن است شامل تجربه و دستاوردهای حرفهای، شایستگیهای کلیدی، مجموعه مهارتها، پیشینه تحصیلی و مدارک تحصیلی و همچنین هر گونه ویژگی شخصیتی مورد نظر آنها باشد.
توضیحات همچنین شامل اطلاعات عملی است، مانند محل کار، تمام وقت یا پاره وقت بودن آن و در بیشتر موارد، حقوق مد نظر قرار داده شده.
نکات کلیدی که معمولاً در جاب دیسکریپشن درج می شود عبارتند از:
- عنوان و خلاصه نقش (در قالب یک پاراگراف)
- لیست وظایف
- تجربه حرفه ای مورد نظر
- سطح تحصیلات و مدارک مورد نظر
- مهارت های اصلی مورد نیاز برای موقعیت
- گواهینامهها، مجوزها و ثبتهای لازم
- کارجوی منتخب مستقیماً به چه کسی گزارش می دهد
- اینکه آیا کارمند زیردستانی دارد که به او گزارش میدهد
- شرایط فیزیکی (در صورت نیاز)
- محیط کار
- شرایط استخدام
- مهارت ها و تجربه های ضروری و مطلوب
- سابقه شرکت، ارزش ها و فرهنگ کاری
محدودیتهای شرح شغل چیست؟
در چند پاراگراف کوتاه تشخیص اینکه یک شغل واقعاً مستلزم چه چیزی است می تواند بسیار دشوار باشد.
علاوه بر این، برخی از موقعیتها در سازمان ممکن است نقشهای تازه ایجاد شده باشند و در هنگام ایجاد جاب دیسکریپشن، همیشه نمیتوان به طور کامل نحوه توسعه و تطبیق آن نقش را در طول زمان پیشبینی کرد.
استفاده از شرح شغل آماده
با تمام تعاریفی که در بالا ارائه کردیم جاب دیسکریپشن در واقع قرار است توصیف کند که شرکت به چه ویژگیها، وظایف و با چه الزاماتی نیاز دارد و این موضوع کاملا از نیاز سازمان استخراج میشود. اما دیدن شرح شغل عناوین شغلی که به دنبال آن هستیم به ما دید خوبی خواهد داد و ما میتوانیم مواردی که به ارزشهای سازمانی و نیاز ما نزدیک است را انتخاب کنیم و مواردی را به آن بیافزاییم. وبسایتهایی مانند ONet منبع کاملی برای پیدا کردن شرح شغلهای آماده هستند.
در واقع استفاده از جاب دیسکریپشنهای آماده و بازنگری در آن بهتر از نداشتن آن است ولی هرچه برای نگارش آن هزینه و انرژی صرف شود تاثیر مطلوبی روی فرآیند جذب و کاهش ریسک جذب ناموفق خواهد داشت از همین رو حتما از افراد خبره این حوزه در نگارش شرح شغلی کمک بگیرید و روی آن زمان بگذارید.
تمپلیت و قالب آماده نگارش شرح شغلی با فایل word
از لینک زیر میتوانید فایل قالب آماده شرح شغل را دانلود کنید و خیلی راحت همراه با راهنمای آن این قالب را پر کنید. این قالب آماده به شکل فایل ورد و شامل فونتها و استایل تعریف شده به زبان فارسی است.
